Outsourcing, czyli recepta na wzrost kosztów?

IT outsourcingKomisja parlamentarna do spraw administracji publicznej opublikowała dziś raport (pdf), który wszystkim odpowiedzialnym za organizację zakupów gorąco polecam.

W raporcie znajdziecie m.in. omówienie przyczyn, dla których komputer warty 400 funtów, rząd kupuje po średniej cenie 3500 funtów.

Dla tych, którym nie chce się czytać raportu w całości, spróbuję pokrótce omówić gdzie tkwi problem i jak przełożyć to na praktykę zarządzania.

Po pierwsze, winna jest centralizacja zakupów. Wszędzie tam, gdzie musimy polegać na departamencie zakupów, procedurach przetargowych, kwalifikowanych listach dostawców, przekonaniu o skuteczności ekonomii skali – prędzej czy później będziemy przepłacać. Pomyślcie o skali – brytyjski rząd wydał 16 miliardów funtów w 2009, przy czym musiał zapytać dostawców co kupił i po jakich średnich cenach, bo urzędnicy sami nie potrafili tego obliczyć – to efekt ekonomii skali

Po drugie, outsourcing . Rząd musi polegać na zewnętrznych firmach – samodzielnie nie zatrudnia żadnych specjalistów. Nikt nie jest więc w stanie ocenić, czy to co kupuje jest dobre, przydatne i użyteczne.

Po trzecie, procedura przetargowa, preferująca duże firmy z doświadczeniem w dużych kontraktach. Duże firmy ze swej natury mają duże koszty, które trzeba pokryć.

A teraz kilka przykładów z życia, z naszego polskiego biznesowego podwórka. Mam nadzieję, że dadzą Wam powód do pewnych przemyśleń.

1) Zakupy surowca

W jednej z firm produkcyjnych kupowano surowiec bezpośrednio od producenta. Szef zakupów zadowolony był, że uzyskuje 15% upust od ceny detalicznej. Zdziwił się bardzo, gdy obniżyliśmy ceny zakupów, zamawiając ten sam surowiec w lokalnych hurtowniach, zwiększając jednocześnie ilość dostawców z jednego do pięciu.

Kluczem do sukcesu było zrozumienie, że hurtownie otrzymywały 40% upustu od sugerowanej ceny detalicznej. Były też bardzo zadowolone z pozyskania dużego, znanego odbiorcy i zadowoliły się marżą na poziomie 10%.

Dodatkowy bonus był taki, że skróciliśmy cykl zapasów surowca z miesiąca do tygodnia (bezpieczne rozwiązanie, choć przy większej ilości dostawców można byłoby pokusić się o zakupy JIT – codziennie, na potrzeby dziennego planu produkcji.

2) Zakupy globalne

W pewnym banku przeniesienie komputera z biurka na biurko kosztuje kilkaset złotych. Być może globalnie, na warunki brytyjskie czy amerykańskie, przekłada się to na niską średnią cenę zakupu usługi. Na warunki polskie cena jest jednak absurdalna. Nikt jednak tego nie kwestionuje, bo podlega to procedurze „zakupy centralne”.

3) Lista kwalifikowanych dostawców

Jeśli mamy na liście 3 dostawców, to prędzej czy później cena pójdzie w górę. Dostawcy będą chcieli utrzymać status quo, będą obserwować swoje ceny i nawet jeśli nie będzie można postawić im zarzutu stworzenia kartelu, to ceny będą szły w górę.

Jeśli nie ma możliwości negocjowania ceny – czytaj „umowy ramowe”, to wkrótce ucierpi jakość. Np. z mojej działki szkoleniowej – wygrywa dobry trener, firma trafia na listę kwalifikowanych dostawców i po kilku szkoleniach zamienia dobrego trenera na taniego trenera.

Podobnie jest również w supermarketach, gdzie dostawca nie ma wpływu na cenę – coraz częściej dowiadujemy się, że pogarsza jakość produktu. A to doda tańszego substytutu, a to pogorszy jakość opakowania.

4) Zakupy poprzez przetargi

Teoretycznie powinno to zwiększyć konkurencyjność – w praktyce zwiększa korupcyjność. Czy to poprzez odpowiedni opis specyfikacji produktu, czy przez odpowiedni zapis o doświadczeniu dostawcy w istotnych warunkach zamówienia. Jestem pewien, że można byłoby napisać całą książkę o ustawianiu przetargów.

Nawet jeśli osobie organizującej przetarg przyświecają najlepsze intencje, firma zamawiająca z reguły przepłaci. Okaże się bowiem, że o czymś w istotnych warunkach zamówienia zapomniano.

Pamiętam, jak pewna bardzo znana firma wygrała przetarg na dostawę komputera mainframe (to taki wielki serwer), który stał bezużytecznie przez rok, bo w istotnych warunkach zamówienia nie było słowa o systemie operacyjnym. A że na tym komputerze mogło funkcjonować tylko oprogramowanie producenta… odbił to sobie już bez przetargu.

Inny przetarg, który przychodzi mi na myśl, to pewien bank, który wygrał obsługę urzędu najniższym kosztem kredytu (WIBOR minus 1%), czyli po cenie dumpingowej. Bank odbił sobie jednak stratę na opłatach za każdą zmianę salda.

Podobnie z pewnym przetargiem na dostawę samochodów – poniżej ceny. Tyle, że w istotnych warunkach zamówienia nie było cennika usług serwisowych. Przez 5 lat firma odbiła sobie przetargową stratę z olbrzymim narzutem.

Mógłbym tak cytować i cytować bez końca…

A może podacie mi własne przykłady? – kto wie, może stworzymy wspólnie jakąś książkę case’ów szkoleniowych dla zakupowców? Zapraszam do komentarzy

Advertisements

7 myśli na temat “Outsourcing, czyli recepta na wzrost kosztów?”

  1. Wygląda na to, że opisane zjawisko (przetargi) potwierdza się w praktyce. Dziś pojawiła się informacja w Rzepie, że policja zakupiła 600 Mercedesów Sprinter za 106 milionów złotych. To w przeliczeniu ok. 177 tys. za sztukę. Wedle Samaru cena sprzedawanych samochodów kształtuje się w przedziale 99 015 zł – 167 526 zł. Zakładam, że policyjny samochód musi mieć podwyższoną specyfikację, ale na pewno nie powinien kosztować więcej niż najdroższy sprzedany w salonie. Przecież to największy przetarg w Polsce.
    http://www.rp.pl/artykul/2,694330-Mercedesy-dla-polskich-policjantow.html

    1. Wiesz, o takich symulacjach przetargowych ze zmodyfikowanymi zasadami czytałem już dość dawno temu i nie bardzo pamiętam. Jeśli znajdę chwilę, to spróbuję poszukać w książkach. Oparte to było na eksperymentach których wyniki były niezgodne z oczekiwaną logiką… Ale jak napisałem, muszę poszukać, bo teorię gier odłożyłem na półkę jakieś ćwierć wieku temu…

  2. U mnie w firmie konsultacja z wyoutsourcowanym informatykiem kosztuje 50 euro. Nawet jeśli dzwonię zapytać dlaczego nie mogę zalogować się do systemu i otrzymuję odpowiedź, żeby spróbować za godzinę. A potem szefowa zabrania nam dzwonić.

    1. U mnie też jest taki nieformalny zakaz korzystania z helpdesku – firma zewnętrzna i podobno bardzo dużo kosztuje

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s